Kultura organizacyjna w firmie, choć na pozór niewidoczna, ma bardzo duże znaczenie w działaniu każdej firmy. To dzięki niej firma wyróżnia się na rynku i staje się niepowtarzalną. Jej ogromna wartość powoduje, że każde szanujące się przedsiębiorstwo – niezależnie od wielkości – uwzględnia ją w strategii biznesowej. Dlaczego to takie ważne?

Czym jest kultura organizacyjna w firmie?

Kultura organizacyjna w firmie to nie tylko atmosfera, którą tworzą ludzie w niej pracujący. To trwała świadomość pracowników, która determinuje ich do codziennego działania.

W literaturze rozróżniamy dwie definicje kultury organizacyjnej, które dzielą się na kulturę ograniczoną oraz rozszerzoną. Ta pierwsza uznaje kulturę za przejaw wartości i przekonań przyjętych przez przedsiębiorstwo, a druga powiększa obszar o unikalną osobowość firmy, normy oraz to, w jaki sposób myślą i zachowują się pracownicy względem siebie oraz klientów. Ponadto uwzględnia standardy pracy i sposób wdrażania innowacji.

Dziś większość firm projektując długofalową strategię biznesową, która opiera się na nowoczesnym zarządzaniu, nie może pozwolić sobie na brak informacji o tym, jak będzie wyglądać kultura organizacyjna w firmie. Efektem ma być proces zmian w których pracownicy i procesy w których uczestniczą staną się spójne i zagoszczą trwale w firmie. Otwartość, elastyczność i szybkość reagowania na zmiany pokazuje siłę firmy i buduje jej wyjątkowość.

Każda organizacja posiada unikalną kulturę, choć nie zawsze jej wytworzenie jest świadomym procesem. Kształtowana jest przez wszystkich pracowników i staje się niepisanym prawem przedsiębiorstwa. Bywa, że nawet intuicyjnie, bazuje na pozytywnych wartościach, co może sprzyjać rozwojowi firmy. Jednakże nie zawsze kultura organizacji ma pozytywny charakter. Gdy demonstruje wartości negatywn,e staje się dla firmy hamulcem. Dlatego warto mieć plan, który stopniowo będzie się wdrażać w życie.

Wymiary kultury organizacyjnej

Kultura organizacji w firmie ma wpływ na wyniki przedsiębiorstwa. Jej ocenę przeprowadza się wykorzystując kluczowe wymiary na które składają się:

  1. Relacje z potencjalnymi i obecnymi klientami.
  2. Relacje przełożonych z pracownikami, tworzenie wspólnoty oraz motywacja i dążenie do osiągania celów. 
  3. Kultura administracyjna firmy, która wyraża się poprzez rozumienie i akceptację standardów działania przez pracowników.
  4. Poczucie misji i gotowość do ponoszenia konsekwencji wykonywanej pracy.
  5. Stosunek do zmian i innowacji wprowadzanych w firmie.  
  6. Bycie częścią organizacji i sposób postrzegania procesów operacyjnych i swojej roli przez pracowników.

Kultura organizacji w poszczególnych działach

Kultura organizacji jest motorem napędowym każdej organizacji. Łączy ludzi i wpływa na ich zachowania oraz wybory, co pozwala budować siłę biznesową każdego przedsiębiorstwa.

Employer branding

Komunikacja wewnętrzna jest bardzo ważnym elementem każdej organizacji. Budowanie wizerunku pracodawcy stawiając w centrum uwagi kulturę organizacji to dobry pomysł na przyciągniecie zdolnych pracowników. Zdecydowanie lepszy niż kosztowne kampanie reklamowe. Z badań wynika, że ludzie chcą pracować w miejscach z którymi się utożsamiają i takich, które spełniającymi ich potrzeby. Osoby poszukujące pracy nie interesują się tylko oferowanymi finansami czy benefitami, chcą uczestniczyć w budowaniu kultury organizacyjnej, ponieważ to ona reguluje funkcjonowanie jednostki w strukturach i sprawia, że miejsce pracy to coś więcej niż tylko przestrzeń do wykonywania codziennych obowiązków zawodowych. Pracownik poza wypełnianiem obowiązków chce rozumieć swoją rolę, mieć wpływ na rozwój organizacji, chce czuć się dobrze wewnątrz przedsiębiorstwa mając w nim swoje miejsce.

Marketing i sprzedaż

Dział marketingu i sprzedaży to kolejne obszary, które budują odpowiedzialność za procesy wewnętrzne. Sposób komunikacji z klientami, między pracownikami, czy opinią publiczną ma znaczenie w budowaniu kultury organizacyjnej firmy. Wykorzystując narzędzia wspierające sprzedaż kształtują się relacje między ludźmi. Silna kultura organizacji w znaczący sposób przekłada się na efektywność działań każdej kampanii promocyjnej.

Dział obsługi klienta

Osoby pracujące w bezpośrednim kontakcie z klientem przekazują w praktyce najważniejsze  elementy kultury organizacyjnej firmy, chociażby poprzez sposób komunikacji lub strój.

Dział HR

HR to obszar największego wpływu i uważności na kulturę organizacji. W kontakcie z przyszłym pracownikiem, pracownicy HR przekazują najwięcej informacji o firmie, jej roli na rynku i kulturze, która w niej obowiązuje.

Głównym wyzwaniem stojącym przed pracownikami działu HR względem wszystkich pracowników jest zbudowanie realnego zaangażowania, nieograniczającego się jedynie do krótkotrwałej satysfakcji pracowników. Motywacja powinna opierać się na zaspokojeniu indywidualnych potrzeb zatrudnionych oraz możliwościach rozwoju kluczowych kompetencji.  Nieocenieni w takich sytuacjach są angażujący liderzy, którzy potrafią przekuć potencjał tkwiący w pracownikach w efekty biznesowe.

Czy istnieje idealna kultura organizacyjna w firmie?

Kultura organizacji wpływa realnie na wizerunek firmy. Jest też elementem strategii biznesowej, który oddziałuje i kształtuje sposób myślenia i działania pracowników.

Wiele osób zastanawia się nad tym jak wygląda idealna kultura organizacyjna lub co należy zrobić, aby kształtować pożądany model kultury. Niestety nie istnieje coś takiego jak uniwersalna kultura organizacji. Musi ona pokazywać indywidualne cechy, każdej organizacji. A dużą zaletą będzie doprowadzenie do momentu w którym kultura organizacyjna będzie inspiracją dla innych. Wdrażając procesy inicjujące kulturę organizacji przede wszystkim należy zrozumieć w jaki sposób funkcjonuje dana struktura, a dopiero później, jaki model przełoży się w jej przypadku na najlepsze efekty biznesowe.

Jakie korzyści płynął z budowy kultury organizacyjnej w firmie?

Firmy, które wypracowały wysoki poziom kultury wewnątrz organizacji uzyskały wiele korzyści takich jak:

  • Widoczność w środowisku

Wysoki poziom kultury organizacyjnej w firmie sprawia, że wartości w firmie są widoczne dla otoczenia firmy. Nie każdy potencjalny pracownik czy klient musi znać kodeks etyczny firmy, albo system wartości, ale jeśli pracownicy angażują się w wykonywaną pracę i realizują strategię wobec klientów, to ci bez problemu to dostrzegą. Kultura organizacyjna jest zatem tym elementem, który umożliwia klientom możliwość doświadczenia wartości firmy.

  • Element wyróżnienia

Elementy kultury organizacyjnej decydują o wyjątkowości firmy i pozwalają wyróżnić się na tle konkurencji. Jest to atut w budowie przewagi konkurencyjnej.

  • Lepsze wyniki finansowe firmy

Firmy, które wypracowały sposób komunikacji i dbają o kulturę w organizacji mogą liczyć na większe zyski. Wielu managerów uważa, że nawet najlepszy pomysł biznesowy nie ma szans powodzenia bez zbudowania właściwej kultury organizacyjnej. Przedsiębiorstwa z wyższą kulturą organizacyjną osiągają wyniki nawet o 20–30% lepsze niż ich konkurenci.

Uwzględnienie kreowania kultury danej organizacji w strategii przynosi także inne korzyści dla firmy, które wpływają na obniżenie kosztów, wzmacnianie efektywności procesów, lepsze wykorzystanie zasobów, sprawne wdrażanie innowacji czy budowanie synergii w fuzjach i przejęciach. Siła kultury organizacji tkwi w powtarzalności, a to najmocniejszy i najważniejszy element realizacji celów strategicznych.

Od czego zacząć budowę strategii kultury organizacyjnej?

Krok I – zdefiniowanie wizji

Strategia czyli długofalowy plan budowy kultury organizacyjnej należy rozpocząć od zdefiniowania wizji, misji oraz strategicznych celów i wartości przedsiębiorstwa. Tutaj kluczową rolę odgrywa zarząd firmy, który powinien wypracować odpowiedź na zasadnicze pytanie – Jak wyobrażacie sobie rozwój firmy w perspektywie kolejnych lat?

To z pozoru łatwe pytanie, bywa kwestią sporną, gdyż ile osób, tyle spojrzeń i oczekiwań od firmy. Kolejnym krokiem jest wypracowanie odpowiedzi na pytanie – Co leży w długofalowym interesie organizacji jako całości? Dopiero przewartościowanie myślenia kadry zarządzającej i wspólne zdefiniowanie podstawowych celów strategicznych organizacji pozwala na określenie odpowiednich wartości budujących tożsamość przedsiębiorstwa.

Ten etap określenia wartości jest warunkiem do wdrażania Strategii Lean. To właśnie kadra zarządzająca przekazuje przyjętą strategię niższym szczeblom organizacji. Wymaga to opracowania spójnej i czytelnej wizji proponowanych zmian tak, aby każdy pracownik potrafił określić cele, które mają zostać osiągnięte.

Strategiczne podejście do Lean zakłada – jako rezultat pewnej transformacji – wypracowanie i wdrożenie nowych standardów. Obejmują one trzy kluczowe dla biznesu obszary:

 – przywództwo,

 – procesy,

– potrzebę ciągłego doskonalenia.

Ważna przy tym jest chronologia: warunkiem uzyskania satysfakcjonujących rezultatów, jest rozpoczęcie tej transformacji od przywództwa, aby przejść do procesów, a zakończyć na ciągłym doskonaleniu. To podejście zapewni zmianie tak bardzo pożądaną trwałość.

Krok II – poinformuj o zmianach

Drugi etap budowy strategii kultury organizacyjnej dotyczy pracowników operacyjnych. Tutaj należy precyzyjnie przekazać cele, misje i wizje, które zostały wypracowane przez zarząd firmy. Wszyscy pracownicy powinni zostać poinformowani o wdrażanych zmianach. Narzędzia wykorzystywane w tym procesie powinny być precyzyjnie dopasowane do podmiotów. Mogą to być czytelne wizualizacje w postaci plakatów, biuletynów czy wewnętrznego mailingu. Tutaj stawiamy na prosty i zrozumiały język.

Przedstawienie zmian oraz ich celowość powinna być komunikowana na spotkaniach lub w bezpośrednich rozmowach z pracownikami, aby mogli oni zrozumieć ich cel, zadać pytania lub wyrazić obawy. 

Gry symulacyjne świetnie sprawdzają się w budowaniu kultury organizacyjnej, szczególnie wśród pracowników operacyjnych. Zadaniem grywalizacji jest skłonienie zespołu do współdziałania, podejmowania się coraz bardziej ambitnych celów i szukania nowych rozwiązań.  Celem jest uświadomienie pracownikom operacyjnym, że poprawa efektywności ich pracy zależy od przyjęcia nowej perspektywy w której na firmę trzeba spojrzeć całościowo.  A to wymaga chęci ciągłego doskonalenia swoich umiejętności i odwagi wskazywania tych elementów funkcjonowania organizacji, które wymagają korekty. Lean Games mają również za zadanie budowanie ducha zespołu.

Krok III – przestrzeganie wartości

Kultura organizacyjna wymaga konsekwentnego przestrzegania przyjętych zasad i wartości. Wszyscy pracownicy firmy muszą realizować wyznaczone cele w oparciu o przyjęte standardy. Opiera się ono na pracy organicznej, etapowym osiąganiu wyznaczonych celów i standardów.

W praktyce pomocne okazują się podstawowe narzędzia leanowe, takie jak 5S. Jest to metoda, która poprawia organizację miejsca pracy, wpływając na bezpieczeństwo pracownika przy wykonywaniu określonych czynności.

Nieocenioną wartość ma również opracowanie i wdrożenie systemu zarządzania efektywnością, bez którego nie można określić odchyleń od przyjętych standardów pracy i komunikacji.

Miarą sukcesu jest dobry projekt, a nie efektywność i ocena konkretnych osób. Nie szuka się  najlepszych i najgorszych pracowników, ale odchyleń od przyjętych standardów. Kultura organizacyjna to zbiór ambitnych celów strategicznych, skuteczna komunikacja oraz praca zespołowa. Efektem starań ma być budowa indywidualnej, silnej kultury organizacji, która nie tylko umacniania pozytywny wizerunek firmy, ale również wpływa na efektywność, jakość i bezpieczeństwo pracy.