Trudno wyobrazić sobie życie w społeczeństwie bez możliwości komunikowania się z innymi ludźmi. Codzienne kontakty sprawiają, że rozumiemy się nawzajem i możemy wspólnie wypracować konkretny cel. Bez możliwości komunikacji, nie byłoby to możliwe.

Komunikacja w firmie to klucz do sukcesu. Jak skutecznie komunikować się z pracownikami?

Przyjazna komunikacja wewnętrzna sprawia, że pracownicy są zadowoleni, mają świadomość, że firma ich rozumie, dba o nich i daje poczucie bezpieczeństwa. Pomaga zwiększyć efektywność pracowników i pozwala zrozumieć co dzieje się w firmie, a także pozytywnie wpływa na dialog pomiędzy pracownikami a ich przełożonymi.  Dlatego troska o komunikację wewnątrz firmy powinna stanowić priorytet w planowaniu strategii.

Dlaczego komunikacja wewnętrzna jest ważna?

Angażująca i dobrze funkcjonująca komunikacja wewnętrzna ma duży wpływ na wiele aspektów codziennej pracy. Dzięki niej można osiągać zamierzone cele tj.:

  • Przeprowadzenie onboardingu i wdrożenie nowych pracowników
  • Motywowanie pracowników do pracy
  • Zbudowanie zaangażowania u pracowników
  • Lepsze zrozumienie działań podejmowanych w firmie, misji i wizji firmy
  • Dotarcie z informacją o wszelkich zmianach kadrowych, prawnych, działaniach HR, akcjach marketingowych etc.
  • Zebranie informacji zwrotnej, uwag lub sugestii zmian w firmie

Narzędzia do prowadzenia komunikacji wewnętrznej

Aby nie dopuścić do słabej jakości komunikacji, należy wykorzystać odpowiednie narzędzia dzięki którym komunikaty w przejrzysty sposób dotrą do pracowników. Dawno minęły już czasy, kiedy liderzy i pracownicy komunikowali się za pomocą notatek, plakatów czy spotkań. W obecnych czasach, gdy miejsca pracy są połączone cyfrowo, a postęp technologiczny umożliwia zaangażowanie ludzi na wielu płaszczyznach, komunikuje się poprzez różne kanały online. Najczęściej wykorzystywane to:

  • WEWNĘTRZNY NEWSLETTER

Jest to jedno z najpopularniejszych narzędzi komunikacji wewnętrznej. Pozwala na systematyczne dostarczenie treści. Zazwyczaj newslettery wysyłane są pocztą elektroniczną do której wszyscy pracownicy mają dostęp, co znacząco zmniejsza koszty. Dobrze zaprojektowany i napisany newsletter przyciąga uwagę, pozwala dzielić się ważnymi informacjami oraz budować pozytywną kulturę zespołu w oparciu o EVP.

  • WIADOMOŚCI NATYCHMIASTOWE

Tego typu systemy wysyłania wiadomości pomagają w szybkiej komunikacji pomiędzy pracownikami. Nie ma tutaj znaczenia, czy pracownicy siedzą w biurze, czy pracują na różnych kontynentach. Zazwyczaj ludzie akceptują taką formę komunikowania się, ponieważ na co dzień korzystają z różnych aplikacji do przesyłania wiadomości tj. Facebook Messenger czy Whatsapp.

  • BLOG FIRMOWY

Blog firmowy, tak jak materiały foto-video, to jedno z najskuteczniejszych działań inbound marketingu. Profesjonalne i merytoryczne treści w całym procesie komunikacji stanowią wartość, po którą chętnie sięgają pracownicy, którzy chcą być na bieżąco z działalnością firmy.

  • INTRANET

Intranet to optymalne rozwiązanie w większości firm. Profesjonalny i łatwy w obsłudze system ułatwia komunikowanie się, dostęp do dokumentów, informacji i innych systemów, co przyczynia się do wzrostu efektywności pracy. Intranet usprawnia i skraca szereg procesów w takim stopniu, że pracownicy chętnie korzystają z niego w codziennej pracy.

Korzyści z posiadania intranetu:

  • Obniżenie kosztów prowadzenia firmy
  • Usprawnienie realizacji zadań
  • Zwiększenie efektywności pracy oraz oszczędność czasu
  • Budowanie spójnej kultury organizacji oraz pozytywnego wizerunku pracodawcy
  • Zgromadzenie i łatwy dostęp bazy wiedzy firmowej oraz istotnych danych  tj. dokumenty, wzory, rozporządzenia, materiały firmowe itp.
  • SOCIAL MEDIA FIRMOWE

W związku z tym, że większość pracowników na co dzień korzysta z SoMe, naturalnym krokiem jest wykorzystanie ich w celach zawodowych. Jedną z popularnych platform firmowych sociali jest Yammer z którego można korzystać tylko w firmie. Zaletą takiej komunikacji jest to, że kanał jest darmowy i prosty w korzystaniu.

  • WEWNĘTRZNE FORA

Fora dyskusyjne są częścią internetu. Kiedyś były jednym z najpopularniejszych  sposobów komunikowania się w firmie. Wątki dyskusji umożliwiają wielu osobom dzielenie się opiniami i rozwiązywanie problemów.

  • VIDEO

Przekaz video jest przydatny wówczas, gdy komunikaty przekazywane są do wielu osób, które są rozporoszone. Dyrektor w tym samym czasie dociera z informacją do pracowników. Pracownicy mogą go zobaczyć i usłyszeć, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Jest to tanie i proste do wdrożenia rozwiązanie. Problemem mogą być jednak różne strefy czasowe, ale rozwiązaniem jest możliwość odtworzenia materiału w dogodnym czasie.

  • CHATBOTY

Chatboty mogą być prostym doradcą technicznym i bazą wiedzy w każdej firmie. Pozwalają uzyskać informacje o przedsiębiorstwie w ciągu kilku sekund. Skraca to czas poświęcony na ręczne wyszukiwanie odpowiednich treści, obniża koszty operacyjne i pozwala managerom zająć się ważniejszymi sprawami. Wystarczy stworzyć listę najczęściej zadawanych pytań lub listę zadań. Chatboty są alternatywą dla zwykłego czatu, e-maila czy wykonania telefonu do zespołu z pytaniem.

  • MATERIAŁY DRUKOWANE

Druk przez długie lata był najczęściej stosowany w komunikacji wewnętrznej wielu firm. Dziś pełni on dużą rolę w miksie komunikacyjnych narzędzi stosowanych w firmach. Szczególnie w dotarciu do pracowników, którzy nie mają dostępu do komputerów. Wśród tych narzędzi najskuteczniejsze to: gazeta wewnętrzna, drukowane newslettery, plakaty, banery i ulotki.

  • MICROSOFT TEAMS

Platforma Microsoftu integruje całe środowisko w jednym miejscu, oferuje opcję chat’a z pełną historią i opcją rozmowy w grupach oraz daje możliwość organizacji video spotkań. Dodatkowo zapewnia darmowy dostęp do wszystkich funkcji, które oferuje Slack w wersji płatnej. MT zapewnia wspólny obszar roboczy dla wszystkich aplikacji w Microsoft Office, takich jak Planner, OneNote, Sharepoint, Outlook, Yammer, OneDrive, Excel, Skype, Word i inne. Platforma sprawdza się w wielu branżach, w tym w sprzedaży, marketingu, zarządzaniu projektami, inżynierii, obsłudze klienta itp., ponieważ jest elastyczna i dopasowuje się do potrzeb użytkowników.

  • NARZĘDZIA DO PRACY ZESPOŁOWEJ – NP. IC PROJECT, SLACK, TRELLO

Narzędzia do zarządzania projektami są  przede wszystkim proste w obsłudze i przyjazne dla pracowników. Wszystkie posiadają prosty w obsłudze interfejs. Każda platforma zawiera długą listę integracji – aplikacji, które można dodać i w ramach nich omawiać treści. Takie rozwiązanie jest idealne dla każdej firmy, ponieważ porządkuje prace zespołów.

  • E-MAIL

Komunikacja e-mailowa jest najpopularniejsza spośród dostępnych form dotarcia do pracowników. Choć może wydawać się nieco przestarzałą metodą w porównaniu np. do aplikacji mobilnych, to skrzynka pocztowa jest wciąż miejscem, gdzie pracownicy spędzają mnóstwo swojego czasu i istnieje duże prawdopodobieństwo, że taki newsletter po prostu zostanie przez nich przeczytany.

Warto wiedzieć, że nie liczba narzędzi czy działań komunikacyjnych oraz wizerunkowych jest ważna, ale ich jakość i adekwatność do ustalonych celów i określonych grup odbiorców, a także odpowiednie rozłożenie w czasie.

Inne narzędzia budowy komunikacji wewnętrznej to:

  • portale rekrutacyjne
  • wydarzenia specjalne poza firmą – targi, eventy na uczelniach
  • wydarzenia na terenie firmy, imprezy integracyjne
  • konkursy
  • spotkania
  • skrzynki pomysłów
  • działania z zakresu społecznej odpowiedzialności biznesu (CSR) prowadzone we współpracy z pracownikami
  • programy poleceń pracowniczych
  • relacje z byłymi pracownikami
  • program ambasadorów firmy (tzw. employee advocacy)
  • cykliczne badania dotyczące oceny komunikacji wewnętrznej, marki pracodawcy oraz badanie zaangażowania pracowników

O czym informować pracowników?

Dobrze przygotowana komunikacja wewnętrzna realizuje wiele celów firmowych. Bez względu na to z której korzystają pracownicy, ważne jest aby skutecznie poinformować o tym, co dzieje się w firmie lub dotrzeć z każdą inną informacją do pracowników.

Osoby pracujące w firmie powinny jako pierwsze dowiadywać się o zmianach i nowych rozwiązaniach. Dzięki temu będą mogli się do nich odnieść. Każdy z pracowników powinien być dobrze poinformowany, aby utożsamiał się z firmą i sytuacją. Pomoże to pracownikom stać się ambasadorami przedsiębiorstwa nie tylko w okresie, kiedy w organizacji dzieje się dobrze, ale także w momentach zmian, w sytuacjach trudnych czy kryzysowych.

  • Informuj o nowych usługach i produktach, a także promocjach i zmianach w ofercie firmy.
  • Korzystaj z autoresponderów do przeprowadzenia np. kursów lub szkoleń online dla pracowników.
  • Wysyłaj materiały reklamowe dla przedstawicieli handlowych.
  • Przeprowadzaj ankiety wewnątrz firmy, dzięki którym np. poznasz co realnie motywuje pracowników, a co wręcz przeciwnie.
  • Wykorzystaj wysyłki SMS do pracowników firmy, przedstawicieli handlowych, partnerów biznesowych, gdy zależy Ci na błyskawicznym przekazaniu informacji.
  • Nagraj wideo dla nowych pracowników firmy w którym przekażesz najważniejsze informacje o organizacji i zasady, jakimi się ona kieruje. Możesz go umieścić w intranecie, na blogu lub wysłać w mailu.