Exit interview czyli nieocenione (i niedocenione) źródło wiedzy o firmie

Exit interview czyli nieocenione (i niedocenione) źródło wiedzy o firmie

Dane z badania „Monitor Rynku Pracy” dotyczące II kwartału 2016 roku wskazują ciągły wzrost wskaźnika rotacji w Polsce. W ostatnim kwartale nastąpił wzrost tego wskaźnika o 4 punkty procentowe w porównaniu do I kwartału 2016 roku i o 2 punkty procentowe w porównaniu rok do roku. Plasuje to Polskę na pierwszym miejscu pośród badanych krajów europejskich. Kolejny już kwartał najważniejszą przyczyną zmiany pracy było znalezienie lepszych warunków zatrudnienia (44 proc.). Co jednak oznacza lepszych warunków? Lepiej płatnej pracy, bogatszej oferty benefitów, lepszych warunków do rozwoju, awansu a może bardziej elastycznych godzin pracy? A co z pozostałymi czynnikami? Kiepska atmosfera w zespole, złe relacje z przełożonym, mobbing, zły wizerunek i opinie o firmie, przyczyny osobiste?

Reaguj zanim mleko się rozleje

Pracownicy mogą opuścić organizację z wielu różnych powodów, które wiążą się z różnymi konsekwencjami dla firmy. Przede wszystkim są to koszty (zarówno bezpośrednie związane z odejściem pracownika, rekrutacji nowej osoby i jej przeszkolenia, jak i koszty pośrednie związane z niewykorzystanymi możliwościami, utraconymi klientami i dochodami). Odchodzący pracownicy zabierają także swoją wiedzę i doświadczenia, kontakty, informacje o wrażliwych danych firmy oraz (co nie mniej ważne!) opinię o firmie. Mogą odejść z poczuciem zadowolenia z dotychczasowej pracy, ze zdobytego doświadczenia, z pozytywnym wizerunkiem firmy lub, wręcz przeciwnie, z negatywną opinią i poczuciem rozczarowania pracodawcą. Swoimi odczuciami mogą (i zapewne będą) dzielić się z innymi, a jeśli napisze negatywny komentarz czy post w social media…dotrze z komunikatem do wielu osób, w tych potencjalnych kandydatów. Wizerunkowi firmy na pewno to nie służy.

Rozmowa to korzyści!

Jeśli chcesz budować pozytywny wizerunek swojej firmy i poznać przyczyny rotacji, zacznij przeprowadzać exit interview (EI), czyli rozmowy z pracownikiem odchodzącym z firmy. Właściwie przeprowadzona przez firmę rozmowa końcowa łączy się z szeregiem korzyści. Dzięki informacjom uzyskanym od odchodzącego pracownika (opinia na temat firmy, zespołu, stanowiska, przełożonego, jakości i satysfakcji z pracy, powody rezygnacji), pracodawca ma szansę usprawnić zarządzanie zasobami ludzkimi:

  • Firma ma możliwość zatrudnienia następcy rekomendowanego przez odchodzącego pracownika.
  • Możliwość poznania i zatrzymania wiedzy eksperckiej­­ pracownika, który odchodzi z firmy (wiedzy specjalistycznej oraz znajomości rynku, branży i klientów, umiejętności i know-how dotyczącego standardów pracy).
  • Wartość employer brandingowa. EI to dla odchodzącego pracownika wyraźny sygnał docenienia go przez firmę oraz dowód na to, że zdanie pracowników zawsze się liczy. Chęć wysłuchania odchodzącej osoby wpływa na poprawę jej opinii na temat organizacji. Po opuszczeniu jego szeregów może on stać się ambasadorem firmy na rynku, chwaląc byłego pracodawcę. W przypadku konfliktów, np. w zespole lub na linii odchodzący pracownik – jego przełożony, podczas EI istnieje możliwość ich załagodzenia, wyjaśnienia, dzięki czemu firma nie pozostawia po sobie negatywnego wrażenia. Exit interview zmniejsza prawdopodobieństwo konfliktu na drodze sądowej z byłym pracownikiem.
  • Korzyści z networkingu. Warto miło zakończyć współpracę i utrzymywać dobre relacje z odchodzącym pracownikiem. Może się okazać, że za jakiś czas wróci on do „starej” firmy, bogatszy o dodatkowe doświadczenie i wiedzę. Odchodząca osoba może stać się także nowym partnerem biznesowym dla swojego byłego pracodawcy.

O czym jeszcze warto pamiętać?

Z naszego doświadczenia wynika, że stosowanie kilku prostych zasad znacznie pomaga w przygotowaniu i przeprowadzeniu exit interwiew. Oto one:

  1. Exit interview jest spotkaniem dobrowolnym. Pracownik ma prawo odmówić udziału w spotkaniu czy wypełnieniu ankiety, a także może odmówić odpowiedzi na wybrane pytania.
  2. Jednostkowa informacja zwrotna niewiele nam da, sens mają rozmowy ze wszystkimi odchodzącymi pracownikami. Tylko wtedy jesteśmy w stanie zidentyfikować słabe i mocne strony naszej organizacji
  3. Ważne, aby w firmie opracowano jeden schemat przeprowadzania wywiadów, co pomoże w opracowywaniu zbiorczych wyników, badaniu trendów, wyciąganiu wniosków.
  4. Termin exit interview powinien być ustalony pod koniec okresu wypowiedzenia, aby zredukować niepokój pracownika związany z tym, że zaszkodzi sobie na sam koniec, a informacje których udzieli sprawią, że jego ostatnie dni będą cięższe.
  5. Najlepszą formą przeprowadzenia EI jest rozmowa (lub seria rozmów, jeśli w grę wchodzi utrzymanie know-how). W przypadkach dużych organizacji z wysokim poziomem rotacji, warto rozważyć przeprowadzenie ankiety (sprzyjającej analizie jakościowej) uzupełnionej rozmową.
  6. Warto wcześniej zapoznać pracownika z celami, jakie przyświecają rozmowie wyjściowej – może to zaowocować sprawniejszym przeprowadzeniem wywiadu.
  7. Rozmowę wyjściową powinna przeprowadzać osoba, która umiejscowiona jest wyżej w hierarchii firmy od odchodzącego pracownika – przy czym musi to być osoba, ciesząca się poważaniem pracowników, budząca ich zaufanie i umiejąca dochować dyskrecji (informacje z rozmowy nie powinny wyjść poza grono upoważnionych osób). Niekoniecznie osobą prowadzącą takie spotkanie musi być przedstawiciel HR. Warto jednak zwrócić uwagę, aby rozmowa końcowa nie była przeprowadzana przez osobą bezpośrednio zarządzającą pracownikiem – nie sprzyja to bowiem budowie szczerej i anonimowej atmosfery:
  8. Pytania zadawane podczas rozmowy powinny skupiać się na pozytywnych i negatywnych aspektach pracy.

Jakie pytania, takie odpowiedzi

Dlatego warto mieć listę pytań, które chcemy zadać odchodzącemu pracownikowi podczas exit interview. Żeby rozmowa była przydatna firmie – oprócz przekłucia balona negatywnych emocji – warto po prostu mieć ściągę z wypisanymi pytaniami. Poniżej prezentujemy parę takich przykładów:

  1. Jaki jest główny powód, dla którego Pan/Pani zdecydował(-a) się na podjęcie decyzji o rezygnacji z pracy w naszej firmie?
  2. Co najbardziej podobało się Panu/Pani w wykonywanej pracy i w firmie?
  3. Jak ocenia Pan/Pani proces rekrutacji do naszej firmy? Czy wykonywane przez Pana/Panią obowiązki były zgodne z opisami stanowiska pracy?
  4. Czy przeszkolenie i programy doskonalenia zawodowego pomogły Panu/Pani lepiej wykonywać pracę?
  5. Czy otrzymał(-a) Pan/Pani wystarczające wsparcie ze strony kolegów oraz przełożonych?
  6. Jak praca u nas wpisywała się w Pana/Pani ambicje i cele życiowe?
  7. Czy ma Pan/Pani jakieś sugestie odnośnie zatrudnienia Pana/Pani następcy?
  8. Co by Pan/Pani zmienił (-a) w swoim miejscu pracy? Jakie rozwiązania mógłby/mogałby Pan/Pani zarekomendować, aby poprawić to miejsce pracy?
  9. Jak się miały Pana/Pani oczekiwania odnośnie do płacy, premii i dodatków motywacyjnych wobec tego, co Pan/Pani otrzymywał(-a)?
  10. Jak ocenia Pan/Pani swojego przełożonego? Czy otrzymywał Pan/Pani od niego wsparcie merytoryczne? Czy otrzymywał Pan/Pani regularnie feedback od przełożonego?
  11. Jak ocenia Pan/Pani komunikację w naszej organizacji?
  12. Jak ocenia Pan/Pani atmosferę pracy w zespole, w naszej organizacji?
  13. Jakie uczucia i wspomnienia wynosisz z pracy w naszej firmie?

Exit interview to analiza sytuacji w firmie widziana oczami odchodzącego pracownika, będąca często skarbnicą wiedzy i cennych wskazówek dla organizacji jak być lepszym pracodawcą. Warto przyjrzeć się i przeanalizować odpowiedzi odchodzącego pracownika dotyczące m.in. zarządzania zespołem, czasem, konfliktem, komunikacją czy procesami rekrutacji, on-boardingu, szkoleń itp. Dostrzeżone w odpowiednim momencie braki, problemy i ich rozwiązanie, mogą zapobiec powstaniu sytuacji kryzysowych w firmie. Natomiast odchodzący pracownik, dzięki przeprowadzeniu takiej rozmowy, zapamięta organizację jako profesjonalną i liczącą się ze zdaniem pracowników.

Kontakt

BrandandPeople Sp. z o.o.

Należymy do One Agent Global

Bądź z nami na bieżąco!

Zapisz się do newslettera
© 2016 Brand&People - Wszelkie prawa zastrzeżone. All rights reserved.